Co je dobré vědět?
Zásady ochrany osobních údajů
Poslední aktualizace: 12. února 2025
Účinné datum: 12. února 2025
Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vás informujeme o způsobech, jakými Spolek Elíšek z.s. a Školka delfínek z.s. získávají a zpracovávají vaše osobní údaje, a o vašich právech v souvislosti s těmito údaji.
Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu s platnými právními předpisy, přičemž klademe důraz na dodržování Nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679 (GDPR), které vstoupilo v účinnost dne 25. května 2018. Toto nařízení se zaměřuje na ochranu fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a na zajištění volného pohybu těchto údajů.
Tento dokument bude pravidelně aktualizován, pokud dojde k potřebě jeho změny. Aktualizované znění Zásad bude účinné zveřejněním na internetových stránkách www.elisek.cz.
Naše dětská skupina se pečlivě stará o to, aby osobní údaje dětí a jejich zákonných zástupců nebyly poskytovány třetím osobám bez zákonného důvodu.
Doporučujeme, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější. Pokud vám něco nebude jasné, rádi vám vysvětlíme jakýkoli pojem nebo pasáž. Případné dotazy směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.
Kdo spravuje Vaše údaje?
Správce Vašich údajů
Spolek Elíšek z.s.
Sídlo: Čechova 2, 274 01, Slaný
IČO: 047 66 377
Zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou L 64634 (dále jen „Dětská skupina“).
Spolek Školka delfínek z.s.
Sídlo: Čechova 4, 274 01, Slaný
IČO: 05529450
Zapsaný v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, pod spisovou značkou L 68652 (dále jen „Dětská skupina“).
Kontaktní osoba pro oba spolky
Mgr. Radek Eliška, ředitel
E-mail: ds-elisek@seznam.cz
Dětská skupina nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Se svými dotazy či podněty k problematice osobních údajů se obracejte na tuto kontaktní osobu.
Jaké údaje zpracováváme a proč?
Údaje, které zpracováváme, účel & důvod jejich zpracování
V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje dětí a jejich zákonných zástupců v souladu s platnými právními předpisy, především zákonem č. 247/2014 Sb., o dětských skupinách, a podmínkami poskytovatele dotace (např. projekt EU – Operační program zaměstnanost zaměřený na podporu zařízení péče o děti předškolního věku). Tyto údaje zpracováváme v následujících kategoriích:
Údaje o dítěti
- Jméno, příjmení, datum narození
- Adresa pobytu
- Zdravotní stav dítěte, včetně informací o očkování (pokud je to relevantní pro provoz Dětské skupiny)
- Přítomnost v zařízení, docházka
Údaje o zákonných zástupcích
- Jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa
- Adresa pobytu
- Informace potřebné pro kontaktování v případě potřeby
Údaje o financování
- Informace potřebné pro vyúčtování dotací (např. údaje o počtu dětí, jejich docházce apod.)
Tento typ zpracování osobních údajů je nezbytný pro splnění právní povinnosti nebo podmínky dotace. Ke zpracování těchto údajů nebudeme vyžadovat váš souhlas, neboť je to povinnost stanovená příslušnými právními předpisy nebo podmínkami dotace.
| Účel zpracování | Kategorie, typ osobních údajů (co uchováváme za údaje) | Příjemce (komu může dětská skupina údaje předat) |
| Evidence dětí zpracovávaná za účelem zajištění kvality poskytované péče, provozních a organizačních záležitostí a pro účely kontroly podmínek poskytování péče | Jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a adresu místa pobytu dítěte, rodné číslo dítěte; Jméno, popřípadě jména, příjmení rodičů a adresu místa pobytu alespoň jednoho z rodičů, liší-li se od adresy místa pobytu dítěte; Jméno, popřípadě jména, příjmení a adresu místa pobytu osoby, která na základě pověření rodiče může pro dítě docházet; Dny v týdnu a doba v průběhu dne, po kterou dítě v dětské skupině pobývá; Údaj týkající se úhrady nákladů za službu péče o dítě v dětské skupině; Údaj o zdravotní pojišťovně dítěte vč. kopie kartičky zdravotní pojišťovny; Telefonní, popřípadě jiný kontakt na rodiče a na osobu uvedenou v písmeni c); Údaj o zdravotním stavu dítěte a o případných omezeních z něho vyplývajících, které by mohly mít vliv na poskytování služby péče o dítě v dětské skupině + potvrzení o zdravotní způsobilosti od lékaře; Údaj o tom, že se dítě podrobilo stanoveným pravidelným očkováním nebo že je proti nákaze imunní anebo že se nemůže očkování podrobit pro trvalou kontraindikaci. | Řídící orgán |
| Docházka dětí | Jméno a příjmení, záznamy o přesné docházce dětí v konkrétní dny ve formě elektronického docházkového systému. | MPSV (zasílá se pravidelně jednou za půl roku) Řídící orgán – ad hoc kontrola |
| Evidence údajů o zákonných zástupcích | Jméno, příjmení, titul, místo trvalého bydliště a kontaktní údaje – e-mail, telefon; Údaj o postavení zákonného zástupce na trhu práce (nezaměstnaný, zaměstnaný – pak údaje o zaměstnavateli a druhu pracovního poměru, OSVČ – potvrzení správy sociálního zabezpečení obsahující i rodné číslo, účastník rekvalifikačního kurzu). | Řídící orgán |
| Evidence údajů o osobách pověřených k vyzvedávání dětí | Jméno, příjmení, titul, místo trvalého bydliště a kontaktní údaje: e-mail, telefon, číslo občanského průkazu. | Řídící orgán |
Jaké informace nás zajímají?
Informace zpracovávané na základě souhlasu
Pokud Dětské skupině zákonný zástupce udělí písemný souhlas (přičemž je umožněno samozřejmě vyjádřit či nevyjádřit svůj souhlas samostatně pro každý z níže uvedených účelů), nebo odešle elektronickou přihlášku prostřednictvím webových stránek, pak bude Dětská skupina oprávněna:
pořídit fotografické/video záznamy dětí zobrazující účast a průběh konaných aktivit s dětmi a tyto záznamy využít pro prezentaci Dětské skupiny způsobem odsouhlaseným v uděleném souhlasu (záznamy jsou uveřejňovány bez uvedení jména dítěte);
zveřejnit výtvarné výrobky dětí na nástěnce v objektu Dětské skupiny s uvedením jména a příjmení dítěte a na případných výstavách uspořádaných pro rodiče dětí.
- Udělení souhlasu je dobovolné a již udělený souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.
- Pokud byste nám souhlas neudělili, nemá tato skutečnost vliv na péči o vaše dítě. Jediným důsledkem bude to, že ohledně dítěte nebudou uveřejňovány/zpřístupňovány žádné informace, které si nepřejete.
- Případně udělený souhlas je platný na dobu trvání uzavřené smlouvy o poskytování služeb péče o dítě dětské skupině (nebo do jeho odvolání).
- Pokud bude Dětská skupina organizovat aktivity pro děti, které zajišťují externí poskytovatelé, jako např. lyžařské kurzy, plavecké kurzy apod., vyžádá si Dětská skupina vždy ad hoc souhlas zákonného zástupce s účastí dítěte na této aktivitě. Pokud bude zákonný zástupce s účastí na této aktivitě souhlasit, je Dětský spolek oprávněn předat tomuto poskytovateli identifikační údaje dítěte, pokud je to nezbytné pro zajištění úhrady za tuto aktivitu či pro jiné oprávněné důvody.
A co dalšího?
Uzavírání a plnění ostatních smluvních vztahů
Pro řádné fungování Dětské skupiny potřebujeme uzavírat některé smluvní vztahy, jako např. s pronajímatelem prostor, pojišťovnou, externím poskytovatelem účetních služeb, poskytovatelem poradenských služeb v oblastí dotací, poskytovatelem právních služeb, některých IT služeb, poskytovatelem externích aktivit – např. lyžařských či plaveckých kurzů apod.
Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (zpravidla jen identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.
V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
Důvodem (právním základem) tohoto zpracování jsou:
- plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
- plnění povinností z právních předpisů ve vztahu k účetním a daňovým povinnostem (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).
A co dalšího?
Kamerové záznamy
Dětská skupina nepoužívá kamerové systémy se záznamem.
A co dalšího?
Výkon (respektive obhajoba) práv
Pokud by vznikl mezi Dětskou skupinou a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje, údaje o sporném vztahu, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.
Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Dětské skupiny v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře umístěným na webových stránkách spolku www.elisek.cz budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
- zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší Dětské skupiny při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).
Jak dlouho uchováváme Vaše údaje?
Doba uchování údajů
Osobní údaje zpracováváme po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat, protože nám tuto lhůtu stanovují právní předpisy. Jakmile pomine účel zpracování, osobní údaje jsou vymazány či skartovány.
Ohledně osobních údajů dětí a zákonných zástupců (pověřených osob k vyzvedávání dětí), které zpracováváme z důvodu toho, že tento rozsah stanovují dotační podmínky (viz bod 2.1. výše), máme povinnost podle dotačních podmínek tyto údaje archivovat po dobu 10 let od ukončení dotačního projektu.
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na uděleném souhlasu, zpracováváme osobní údaje po dobu jeho platnosti, maximálně vždy do jeho odvolání. Po jeho odvolání nejsou nadále osobní údaje zpracovávány.
Pro vyloučení pochybností uvádíme, že samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů (prokazatelnost udělení souhlasu) po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl.
Co to znamená?
Zdroje osobních údajů
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi. Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.
Kdo jsou příjemci?
Příjemci osobních údajů
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Dětské skupiny a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytně nutné nebo nemáme-li k takové možnosti váš souhlas. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovateli účetních služeb, poradenských služeb v oblastí dotací, právních služeb, některých IT služeb, externích aktivit – např. lyžařských či plaveckých kurzů apod.
V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány zpracovatelům mimo EU.
Sami nám poskytujete některé dokumenty, které vyžadujeme (jako např. potvrzení Úřadu práce, potvrzení ČSSZ, potvrzení o postavení podpořené osoby na trhu práce, potvrzení o studiu). Spolu s dalšími dokumenty, jako jsou např. záznam o docházce dětí, monitorovací listy podpořené osoby, jsou tyto dokumenty ukládány na server MPSV do systému ISKP 14+. Kromě toho se průběžně po dobu 24 měsíců (= doba trvání dotace) doplňují na server MPSV do systému IS ESF 2014+ údaje o podporované osobě (= rodič dítěte nebo osoba, která o něj pečuje). Pokud bychom tyto informace MPSV neposkytovali, nemohli bychom získat dotaci nezbytnou pro provoz dětské skupiny.
Některé orgány státní správy a kontrolní orgány jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat osobní údaje (např. policie ČR, MPSV, krajská hygienická stanice). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.
Jak chráníme Vaše data?
Zabezpečení a ochrana osobních údajů
Dětská skupina má zavedena bezpečnostní opatření pro ochranu osobních údajů, která zahrnují následující pravidla:
Ukládání dokumentů do zabezpečených prostorů
Všechny dokumenty obsahující osobní údaje jsou uchovávány v prostorách, které jsou chráněny před neoprávněným přístupem, aby byla zajištěna jejich bezpečnost.
Shromažďování pouze nezbytných osobních údajů v minimalizovaném rozsahu
Osobní údaje jsou shromažďovány pouze v rozsahu, který je nezbytný pro splnění konkrétních účelů, a to na základě zákonných předpisů nebo na základě předem definovaných účelů a doby zpracování.
Povinnost všech zaměstnanců zachovávat mlčenlivost
Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na zpracování osobních údajů, mají povinnost zachovávat mlčenlivost o všech údajích a zajistit, že údaje nebudou zveřejněny nebo předány třetím osobám.
Povinnost neposkytovat údaje třetím osobám bez právního důvodu
Osobní údaje nebudou předávány třetím osobám, pokud není právní důvod pro jejich poskytnutí (například na základě zákonné povinnosti nebo souhlasu osoby, jejíž údaje jsou zpracovávány).
Ochrana osobních údajů při práci s IT technikou
Při práci s osobními údaji na počítačích, serverech a dalších IT zařízeních jsou implementována bezpečnostní opatření, která chrání data před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zneužitím.
Tento systém ochrany osobních údajů zajišťuje, že jsou dodržována všechna pravidla a právní předpisy pro bezpečné zpracování a ochranu osobních údajů.
Jaká máte práva?
Vaše práva
Právo na přístup k osobním údajům
Máte právo vědět, jaké osobní údaje o vás zpracováváme. To znamená, že můžete požádat o kopii svých osobních údajů, které jsou u nás uloženy. Tyto údaje vám poskytneme ve formátu, který je běžně strojově čitelný (například ve formátu PDF nebo Excel), což vám umožní snadno je použít nebo předat jiným osobám. Můžete také požádat o náhled do uložených dokumentů, které obsahují vaše údaje.
Právo na opravu osobních údajů
Pokud zjistíte, že nějaké vaše údaje jsou nesprávné nebo neúplné, máte právo požádat nás o jejich opravu. Například pokud se změní vaše kontaktní údaje (telefonní číslo, adresa) nebo je něco uvedeno nesprávně, máme povinnost tyto údaje opravit. V některých případech může být nutné předložit doklad, který potvrzuje správnost údajů (například nový doklad totožnosti).
Právo na výmaz osobních údajů
Pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány neoprávněně nebo pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, máte právo na jejich výmaz. Tohle právo můžete uplatnit například v případě, že odvoláte svůj souhlas se zpracováním údajů a neexistuje jiný právní důvod pro jejich uchovávání.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
Můžete požádat o blokaci svých údajů v případech, kdy:
- Chcete, aby byly vaše údaje pouze omezeně zpracovávány, dokud nevyřešíme určité otázky (např. pokud nesouhlasíte s jejich zpracováním a čekáte na vyřešení tohoto sporu).
- Vaše údaje jsou nesprávné a čekáte na jejich opravu.
- Zpracování údajů již není nezbytné, ale vy si přejete, abychom je uchovali pro právní nároky (např. pokud si přejete uplatnit nějaký právní nárok).
Právo na přenositelnost osobních údajů
Tento právní nárok vám umožňuje získat své údaje ve formátu, který lze snadno přenést a použít u jiného správce (například jiného poskytovatele služeb). Pokud jsou vaše údaje zpracovávány automatizovaně a jsou uloženy v běžně používaném formátu (např. CSV nebo XML), máme povinnost tyto údaje předat vám nebo jinému správci, pokud je to technicky proveditelné.
Právo na odvolání souhlasu
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů (například souhlas s marketingovými aktivitami nebo jiným specifickým zpracováním), máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Pokud odvoláte svůj souhlas, přestaneme vaše údaje zpracovávat pro účely, na které byl souhlas udělen, a to bez negativního dopadu na zákonnost předchozího zpracování, které bylo provedeno na základě souhlasu.
Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Máte právo nebýt předmětem rozhodnutí, která by na vás měla právní účinky nebo vás významně ovlivnila, a která by byla založena výhradně na automatizovaném zpracování (včetně profilování). To znamená, že pokud by bylo nějaké rozhodnutí učiněno na základě automatického zpracování údajů (například generování nějakého hodnocení nebo rozhodnutí), máte právo požádat o lidskou intervenci nebo vysvětlení tohoto rozhodnutí.
Právo na námitku
Pokud jsou vaše údaje zpracovávány na základě našeho oprávněného zájmu (např. pro ochranu právních nároků nebo zlepšení našich služeb), máte právo vznést námitku proti takovému zpracování. Můžete nám sdělit, proč nesouhlasíte se zpracováním vašich údajů, a my se tím budeme muset zabývat.
Právo na podání stížnosti
Pokud máte pocit, že vaše práva byla porušena nebo že zpracování vašich osobních údajů nebylo provedeno v souladu se zákonem, máte právo podat stížnost u dozorového orgánu. V České republice je tímto orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů, jehož sídlo je na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Také máte právo požádat o soudní ochranu.
Oprávnění k informování o porušení zabezpečení údajů
V případě, že dojde k porušení bezpečnosti vašich osobních údajů, které by mohlo vést k riziku pro vaše práva a svobody (například při úniku údajů), máte právo být o tomto porušení informováni. Pokud je to relevantní, můžeme vás informovat o konkrétní situaci a poskytnout vám podrobnosti o opatřeních, která byla přijata k ochraně vašich údajů.
Jak uplatnit práva?
Pro uplatnění výše uvedených práv se můžete obrátit na odpovědnou osobu, která byla určena k ochraně osobních údajů (v textu je zmíněno, že kontaktní e-mail je ds-elisek@seznam.cz). Můžete využít připravené formuláře, které najdete na webových stránkách Dětské skupiny (v sekci Ochrana osobních údajů), kde jsou rovněž podrobně vysvětleny podmínky pro uplatnění každého práva.
Všechny žádosti budou vyřízeny zdarma a bez zbytečného odkladu. Pokud se vyskytnou komplikace nebo složitosti, může být lhůta na vyřízení prodloužena o další dva měsíce.
Pokud je žádost neodůvodněná nebo nepřiměřená, máme právo vám na ni neodpovědět nebo naúčtovat administrativní poplatek.
Výše uvedené informace podléhají autorským právům, jejich kopírování a šíření není povoleno!